布置會(huì)議場地，應(yīng)考慮會(huì)議的性質(zhì)及與會(huì)人數(shù)的多少。

　　座位編排與會(huì)議成效的高低具有密切的關(guān)系。除了座位的安排之外，在布置場地時(shí)，伍方會(huì)議服務(wù)提醒仍須注意以下幾項(xiàng)：

　　(1)應(yīng)先決定準(zhǔn)不準(zhǔn)在會(huì)場吸煙。倘若準(zhǔn)于吸煙，則應(yīng)準(zhǔn)備煙灰缸。倘若不準(zhǔn)吸煙，則不能讓煙灰缸在會(huì)場中出現(xiàn)。此外，你最好能在會(huì)場中張貼不準(zhǔn)吸煙的標(biāo)志或文字。當(dāng)與會(huì)人數(shù)眾多時(shí)，你也可以按實(shí)際需要，將座位區(qū)分為吸煙區(qū)及非吸煙區(qū)。

　　(2)如與會(huì)者之間彼此并不熟悉，則應(yīng)考慮是否事先準(zhǔn)備姓名卡片。

　　(3)準(zhǔn)備視聽器材。黑板(白板)、白報(bào)紙、甚至幻燈機(jī)、投影機(jī)與放映機(jī)等應(yīng)該被視為一般會(huì)議可借用的基本工具。

　　但要特別注意的是：幻燈機(jī)、投射機(jī)與放映機(jī)所投謝出來的文字或圖形，應(yīng)讓全部與會(huì)者都能看清楚，而且它們應(yīng)準(zhǔn)備就緒以便隨時(shí)啟用。

　　(4)除非是較長的會(huì)議，否則盡量不要提供茶點(diǎn)，以防與會(huì)者分心。

　　(5)當(dāng)議程甚短且無需作記錄時(shí)，可考慮采取站立的方式開會(huì)。

　　現(xiàn)場控制是體現(xiàn)總協(xié)調(diào)人應(yīng)變能力的一環(huán)，事實(shí)上，一個(gè)好的協(xié)調(diào)人會(huì)將工作做在前面：首先是預(yù)防變數(shù)的發(fā)生。比如平時(shí)做一些培訓(xùn)，事前做一些排練。

　　從伍方會(huì)議服務(wù)多次實(shí)踐來看，現(xiàn)場的突變往往是因?yàn)闇贤ú粫?，考慮不周，以及禮節(jié)上的疏忽。應(yīng)該重點(diǎn)重視這些方面；其次，要在事前準(zhǔn)備好備選方案；再次，注意積累現(xiàn)場的靈活應(yīng)變的處理技巧。