對于舉辦一個具有相當規(guī)模會議的組織者來說，如何讓眾多的會議參與者在每一個環(huán)節(jié)諸如簽到、開會、餐飲、娛樂、學習、交流等項目中得到他們想得到的東西，同時又能關注到與會者一些意想不到的情況。此外，還要解決隨時都有可能發(fā)生的諸如發(fā)言人沒有及時到場、惡劣的天氣或音響設備失誤等突發(fā)事件呢？伍方會議服務作為一個專業(yè)的會議管理公司，我們提出以下一些建議供您參考。

一、 確立明確的目標。對任何一個商業(yè)公司而言，要想讓會議開得有價值，必須要有一個明確的目的。通過會議獲取所需，提供給與會者相應的價值，并且能回報投資。

二、 完善信息的采集與分析。信息的收集極為重要，這其中包括了解客戶的需求（細節(jié)請看流程中附錄-客戶需求分析單）、了解會議的出席者、了解媒體、了解預算、分析自己的不足等。

三、 實施嚴格的現(xiàn)場管理。在進行現(xiàn)場管理時，一定要嚴格地對照計劃表上的事項進行操作，任何疏漏都會導致會議的失敗。此外，現(xiàn)場負責人需要有隨機應變的能力。

四、 結束與細致的總結。成功的會議需要有創(chuàng)造性的規(guī)劃；積極的談判和交流的技巧；規(guī)范的操作和財務管理；優(yōu)秀的包裝和系統(tǒng)的反饋。在會議結束后總結一下自己的問題，將這些答案匯總起來，應用于下一次的會議計劃。

五、 爭取優(yōu)秀，而不是完美。無論會議大小與否，再好的會議計劃都不可能達到完美，最重要的事情是建議、設計和修正。

六、 記住、顧客永遠是第一。你的聽眾是你的顧客，他們會付帳給你，因此他們必須要感受和接受到價值，他們必須要體會到此次會議的重要性。如果你覺得有什么事比顧客更重要，請記住：顧客永遠是第一重要的！

七、合理控制預算。要學會分析并合理地使用預算。額外花費的錢應該首先使與會者收益。

八、清晰而明確的溝通。清晰而明確的交流是整個項目成功的關鍵。想象你是一個與會者，不了解內(nèi)部的計劃、程序或是后備工作，如何在最短的時間內(nèi)了解這一切呢？

九、成熟的危機管理。針對不可預見的問題與可能的場景危機，必須準備好解決方案，將最壞的結果羅列出來，然后逐一提出解決方案。

十、提供足夠的價值。為了滿足與會者的需求，一個會議項目應該能提供給聽眾有用的價值，無論是教育還是培訓抑或是新產(chǎn)品發(fā)布會或經(jīng)銷商會議---內(nèi)容是關鍵，充實的內(nèi)容將使價值在會議中得以體現(xiàn)。

資料整理：小艷